¿Cansado del desorden que existe en tu empresa? Conoce más sobre el mapeo de procesos para que comiences a distribuir eficazmente las tareas en tu organización. Si te interesa el tema, sigue leyendo este artículo elaborado especialmente para ti y para optimizar tu gestión empresarial.
¿Qué es el mapeo de procesos?
Es una herramienta de planificación y gestión que muestra de forma visual el flujo de trabajo dentro de la empresa. Asimismo, permite en tiempo real y de manera sencilla monitorear el rol que desempeñan cada uno de los responsables del proceso (McKinsdsey &Compañy, 2022)
El mapeo de procesos se puede aplicar en cualquier organización y puede revelar áreas en las cuales necesitas mejorar tu empresa. No es más que otra manera de trabajar donde cada quien tiene definidas sus responsabilidades y su alcance laboral.
Un ejemplo en las ventas es cuando se identifica al comprador potencial y se obtiene información básica sobre ese cliente. Si no se interesa en tus servicios termina el proceso pero si es afirmativo continúas con tu propuesta.
En caso de que en estos dos pasos el proceso se interrumpa, se analiza donde hubo la falla para mejorar en el futuro. De alcanzar el acuerdo, se finiquitan los detalles y se procede a la fabricación y entrega del producto o servicio.
Pasos para crear un mapa de procesos
Todo en la vida requiere de una planificación con objetivos claros para llegar a las metas trazadas. Estos son los pasos que debes realizar un mapeo de procesos.
- Identifica el problema
- Determina qué vas a evaluar y quiénes son los responsables
- Establece la fecha de inicio y de culminación
- Ordena los pasos del proceso
- Dibuja símbolos básicos de diagramas de flujo:
Mapeo de procesos y sus tipos
Existen diferentes formas y estilos de representar el mapeo de procesos, así que te presentamos los más usuales.
Diagrama de flujo básico
Es uno de los más comunes, porque identifica entradas y salidas de un proceso a través de una serie de figuras. Representan la toma de decisiones como las respuestas afirmativas o negativas y las acciones a tomar (Foro Económico Mundial, 2023). Es ideal para gestión de proyectos nuevos o analizar aquellos que están en proceso de ejecución.
Mapa de flujo de valor
Aquí se señalan los pasos y acciones que deben ocurrir para entregar un producto o un servicio a los clientes. Este explica las diferentes etapas que se transitan cuando una persona contrata un servicio para su hogar.
Mapeo del proceso de alto nivel
Este diagrama de causa y efecto enfatiza etapas claves de un flujo de trabajo para explicar el proceso de manera rápida. Es esencial para aquellas personas que no necesitan conocer cada una de las etapas, sino solo tener un panorama general.
Mapas interfuncionales
Este mapeo se enfoca más en los estilos de liderazgo y los responsables de las tareas más que del proceso productivo. Si buscas aumentar responsabilidades en tu cuadro de mando integral o analizar flujos de trabajo, este mapeo es el ideal.
Cartografía de los procesos
Este diseño o estrategia es ideal para realizar analizar, estudiar y comprender el mapeo de procesos productivos de una empresa. Se basa en tres pilares fundamentales.
Generar valor añadido
El valor agregado de este proceso viene dado porque tienes a tu alcance toda la información para tomar tus decisiones. La representación visual muestra las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas para actuar a tiempo y potenciar tu negocio o empresa.
Aumentar la calidad
A través de este proceso es más práctico aumentar la calidad de tus productos, bienes o servicios a tu clientela. A medida que conoces todos los detalles es más fácil tomar decisiones correctas para garantizar un alto nivel de calidad.
Garantizar la productividad
El conocimiento genera poder y tener esa capacidad de decisión en cualquiera etapa del proceso garantiza la productividad. Así que tener a la mano un mapa de tu organización permite tomar decisiones a tiempo para evitar pérdidas.
Ventajas de implementar un mapeo de procesos
Son muchas las ventajas que genera este diagrama de flujo para la dinámica y la toma de decisiones en tu empresa. A continuación, las más importantes:
- Optimiza el servicio al cliente
- Muestra una visión amplia del estado actual de los procesos
- Simplifica la comunicación entre los colaboradores
- Organiza la manera de hacer las cosas
- Mayor transparencia en los procesos de la empresa
- Identifica los puntos donde se puede aplicar la automatización
Programas más utilizados para diseñar el mapeo de procesos
Son infinitos los programas para diseñar el mapeo de procesos; sin embargo, te presentamos una lista de los más usados.
- GitMind: el programa funciona en cualquier navegador, exporta a varios formatos y cuenta con una versión móvil para edición básica. Sin embargo, no tiene función de impresión en su interfaz.
- Creately: esta herramienta permite trabajar a distancia, accede a grandes bibliotecas de formas y proporciona cinco diagramas públicos para usuarios libres. No obstante, no es totalmente gratuito, ofrece lenguaje limitado y las suscripciones son por correo electrónico.
- Google Drawings: es una aplicación que permite crear varios diagramas y gráficos básicos que puedes usar tanto online como offline. Pero tiene un número limitado de planillas y si no estás conectado no puedes acceder a búsqueda de imágenes.
- Canva: se trata de un excelente software de mapeo que permite crear ilustraciones tanto para fines personales como empresariales. No cuenta con una guía para saber con certeza que tu diseño está ajustado y algunas veces se pausa y no guarda los cambios.
Te invitamos a adherir un mapeo de procesos a los flujos de producción de tu organización y notarás la diferencia.
Referencias Bibliográficas
McKinsdsey & Compañy. (2022). Nuevos sistemas de gestión de operaciones para un mundo digital. Consultado en:
https://www.mckinsey.com/capabilities/operations/our-insights/new-operations-management-systems-for-a-digital-world/es-ES
Foro Económico Mundial. (2023). La capacitación financiera nunca ha sido tan importante: esto es lo que pueden hacer las instituciones. Consultado en: https://es.weforum.org/agenda/2023/05/la-capacitacion-financiera-nunca-ha-sido-tan-importante-esto-es-lo-que-pueden-hacer-las-instituciones/
