Monitorear los gastos de una compañía, es clave para que el negocio siga siendo rentable a través del tiempo. Su control permite lograr estabilidad económica en la organización y tomar mejores decisiones a corto y largo plazo. Entonces, ¿cuáles son los costos fijos y variables, en qué se diferencian y cómo manejarlos correctamente?
Principales diferencias entre los costos fijos y variables
Ambos tipos de gastos inciden de manera definitiva sobre el rendimiento de tu compañía. Veamos las características de los costos fijos y variables, los gastos que incluyen y su influencia en la distribución del presupuesto.
Costos fijos
Corresponde a aquellos por los que pagas la misma cantidad de dinero cada mes. Además, son independientes del nivel de operación de la compañía. En otras palabras, debes pagarlos sin importar la cantidad de ventas logradas.
Estos costos son previsibles y forman parte del presupuesto de la compañía en cada ciclo contable. De hecho, son los más comunes en los registros de los estados financieros básicos. Aquí se incluyen:
- Alquiler de inmuebles, bodegas y locales comerciales.
- Contrato fijo de transporte y logística.
- Seguros.
- Servicios regulares de limpieza y mantenimiento.
- Servicios como electricidad y agua. Estos son costos fijos y variables al mismo tiempo, pues si se incrementa o decrece la producción, la compañía necesitará mayores o menores recursos.
- Impuestos bimestrales, semestrales o anuales.
- Salario de los colaboradores. Sin embargo, es recomendable, según Forbes (2022), invertir en bonos y otros incentivos para mejorar la retención del talento humano en la compañía.
- Ciberseguridad, software contable y almacenamiento en la nube.
Por lo general, estos costos se asientan de forma mensual o anual, ya que implican un desembolso regular de la misma cantidad de dinero.
Costos variables
Están en relación directa con la productividad de la compañía: a mayores niveles de producción, mayores son los costos variables. También se ven influenciados por decisiones macroeconómicas y las tendencias del mercado.
Cada uno de estos gastos debe generar un asiento contable específico, al igual que los costos fijos. No obstante, son más difíciles de prever y, a menudo, la empresa debe contar con un buen nivel de liquidez para cubrirlos en el momento. Entre estos, se destacan:
- Materias primas: si la empresa quiere producir más, necesitará adquirir más insumos. Sin embargo, estos costos también pueden aumentar como consecuencia de la inflación.
- Embalajes y envases: cuando la empresa produce más, también requiere mayor cantidad de packaging para sus productos. Si produce menos, sucede el fenómeno contrario y este tipo de costos baja.
- Logística y distribución: pueden crecer o decrecer en función de la productividad del negocio.
- Asesoría: de acuerdo con Forbes (2022), contar con asesores expertos en distintas áreas puede ayudarte a tomar decisiones acertadas. Por ejemplo, en asuntos legales, inversiones, publicidad e, incluso, finanzas. De este modo, un asesor financiero puede ayudarte a reducir costos fijos y variables para mejorar el rendimiento del negocio.
En relación con este tipo de costos, es importante tener en cuenta que las empresas suelen recurrir a diversas fuentes de financiación para sostener el mismo nivel de operación. Por lo general, se trata de compras a crédito, factoring, cheques o préstamos bancarios con cuotas a meses o a un año como máximo.
Consejos para alinear los costos con tus objetivos financieros
Una eficiente administración de costos ofrece muchos beneficios a las empresas. Por ejemplo, les ayuda a anticiparse ante posibles imprevistos, permite mantener buenos niveles de liquidez y mejorar las ganancias de la compañía. Estas son algunas recomendaciones para manejar los costos fijos y variables según tus metas financieras:
- Calcular los costos fijos y estimar los costos variables en el presupuesto anual de la empresa. Esto ayudará a disponer los porcentajes idóneos para ahorro, inversión y gastos.
- Buscar estrategias para reducirlos, optimizando el flujo de caja y evitando el sobreendeudamiento. Por ejemplo, acudir a una reunificación de cartera para abaratar el costo de las deudas y simplificar el pago.
- Incrementar el valor agregado de tus productos y servicios para generar más ventas. Por ejemplo, añadirles nuevas características o mejorar el journey de compra del cliente. Aumentar ingresos y reducir costos es la fórmula ganadora para mejorar la rentabilidad de tu negocio.
- Mantener un buen nivel de solvencia con inversiones en activos de corto plazo, renovación de los bienes de uso, inversión en bienes de capital y una eficiente administración de las obligaciones financieras.
Saber diferenciar entre costos fijos y variables ayuda a utilizar los recursos financieros de la compañía eficientemente. Ten en cuenta estas recomendaciones para optimizar los gastos de la empresa y alcanzar tus metas corporativas.
Referencias bibliográficas
Forbes. (2022). 15 Important Startup Expenses Many New Founders Don’t Budget Enough For. https://www.forbes.com/sites/forbesfinancecouncil/2022/03/14/15-important-startup-expenses-many-new-founders-dont-budget-enough-for/?sh=481d793d565d
