Buena gestión del tiempo en equipos de trabajo

Agosto 07 / 2019

IPADE

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Agosto 07 / 2019

Uno de los propósitos fundamentales de cualquier empresa; equipos de trabajo con una buena gestión del tiempo.

Uno de los propósitos fundamentales de cualquier empresa; equipos de trabajo con una buena gestión del tiempo.

 

Un buen aprovechamiento del tiempo en los equipos de trabajo puede garantizar el éxito de los proyectos; evitando interrupciones alejadas al objetivo principal. Fomentar el trabajo continuo también forma parte de la preservación de la empresa.

 

En esta ocasión nos enfocaremos a la gestión de tiempo en los equipos de trabajo. Sin embargo, ¿a qué llamamos un equipo de trabajo?

 

Una de las definiciones más claras al respecto es la de Servicios Unileon de España, la cual señala que como equipo de trabajo nos referimos a: “Un grupo de personas que persiguen un objetivo. Su trabajo es coordinado y contribuyen con su talento, aptitudes y energía al trabajo”.

 

Por tanto, la gestión del tiempo entre este equipo es fundamental para llevar a cabo objetivos bien definidos, con el menor número posible de sesgos.

 

El tiempo como tema principal en los equipos de trabajo

 

Una mayor productividad en el lugar de trabajo es el principal objetivo de una “buena gestión del tiempo”; su correcta administración reduce el estrés, construye un buen ambiente de trabajo y fomenta la dedicación al obtener los resultados esperados, tal como lo señala la Escuela Europea de Management.

 

Como “buena gestión del tiempo” nos referimos a trabajar arduamente durante el tiempo que se le dedica a los proyectos. Elegir por ejemplo, dos horas seguidas sin distracciones y enfocarse a las tareas completamente por este lapso.

 

Al respecto de trabajar constantemente sin descansos breves, es importante considerar que para la productividad de cualquier colaborador es necesario un corto tiempo de “desconecte” de actividades.

 

La investigación “Movement is medicine”, citada por Psychology Today señala que tomar breaks que incluyan actividades como caminar o desconectarse 100% de las actividades que se realizan es ideal para que los trabajadores puedan despejar su mente y a su regreso enfocarse debidamente en la tarea que realizan; para no tener intermitencias en las actividades.

 

La parte negativa de dichas intermitencias es que, si cada hora se pierden 10 minutos revisando otros temas ajenos al trabajo, al final del día se estarán perdiendo alrededor de 80 minutos por 8 horas laborables.

 

En este sentido, el estudio “Top Employee Time Wasters at Work”, realizado por Salary, empresa experta en recursos de consumo empresariales y líder de software en consultoría y educación, señala que el 29% de 3 mil 200 empleados entrevistados gastan 2 horas de su tiempo laboral en revisar páginas web ajenas al trabajo.

 

Los culpables del tiempo “perdido”

 

Según informes de la página especializada en negocios Business.com de Estados Unidos, en primer lugar se encuentran las RRSS. Ellas ya forman parte del estilo de vida de cualquier persona, además de ser una herramienta de trabajo específica en marketing. Sin embargo, el uso de RRSS también puede ser adictivo para muchas personas, quienes pueden perder la noción del tiempo inmersos en nuevas noticias, posts o conversaciones.

 

En segundo lugar se encuentra el uso de demasiadas herramientas. Esta es una peligrosa herramienta para los ejecutivos que asumen que más siempre es mejor. La facilidad con la que las empresas pueden agregar nuevas herramientas se desmorona cuando ocurren problemas logísticos y de gestión que se resuelven fácilmente sin necesidad de más herramientas.

 

La tercera son las reuniones interminables. Las reuniones son una necesidad dentro de la vida corporativa. Sin embargo, estas reuniones pueden tener un impacto negativo en la productividad cuando se prolongan por más de una hora cuando se habla de un mismo tema.

 

Sobre este tema la administradora y consultora global,  Bain & Company realizó una investigación en 2014 donde encontró que una reunión semanal de ejecutivos en una empresa consumía 7,000 horas al año, mientras que el total de reuniones había desperdiciado 300,000 de las horas totales de trabajadores.

 

En conclusión, este tipo de juntas pueden ser una de las mayores fuentes de pérdida de tiempo dentro de la empresa y los equipos de trabajo.

 

Puntos importantes a tomar en cuenta

 

Si bien es cierto que la importancia del tiempo forma parte de los temas primordiales en la empresa, también la disposición y los objetivos en conjunto de los equipos de trabajo son puntos clave para llevar a cabo proyectos específicos o actividades cotidianas dentro de la empresa.

 

 

[Lee también: El autoestima del Director General y cómo afecta a nuestra empresa]

 

 

Fuentes:

Psychology Today: https://www.psychologytoday.com/intl/blog/changepower/201704/how-do-work-breaks-help-your-brain-5-surprising-answers

Escuela Europea de Management: http://www.escuelamanagement.eu/gestion-de-personas-2/ventajas-e-inconvenientes-del-trabajo-equipo

Business.com: https://www.business.com/articles/reduce-resource-burn/

Agosto 07 / 2019

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Otros autores
Decano del área de Entorno Político y Social
Profesor del área de Análisis de Decisiones