Por Marco Iván Escotto Arroyo*
A lo largo de la historia empresarial siempre ha habido escándalos que nos hacen cuestionarnos y replantearnos la forma de hacer negocios, la forma en que las escuelas de negocios están enseñando, e incluso, la forma en que nuestra economía funciona. Enron, WorldCom, Tyco, Parmalat y, en los últimos años, Siemens, nos plantean el reto de estar constantemente cuestionando y revisando nuestros sistemas para lograr un equilibrio entre dos variables relevantes en las empresas: ética y eficacia.
La relación entre ambas ha provocado diversos debates; por una parte se les confronta y se les concibe como incompatibles y, por otro, hay todo un esfuerzo para intentar un equilibrio que le permita a la empresa competir sin causarse ningún daño, a sus grupos de interés o a sus clientes.
Dentro de este esfuerzo ha surgido una corriente ―en la que me incluyo―, donde se considera un sistema de controles internos que promueva y desarrolle una cultura ética. Es un sistema que puede disminuir el riesgo e incentivar la productividad, combinando ética y eficacia. A este sistema se le llama: Sistema de Ética y Compliance (EyC).
El concepto compliance no es nuevo y su significado literal sería: cumplimiento de normas. Usualmente lo encontramos inserto en los departamentos legales y su objetivo es asegurar que en diversos procesos como compras de insumos, producción y ventas se cumplan todas las normas y leyes, internas y externas, de la compañía.
Sin embargo, el Sistema de EyC del que hablamos tiene alcances más amplios. Es parte de las herramientas estratégicas de la compañía y forma parte integral de las tareas de la dirección general en el día a día,además se asegura que la organización sea competitiva sin violar normas éticas y legales.
A continuación menciono alguno de sus elementos, que nos dan idea de la importancia y complejidad del Sistema:
- Código de ética: El código suele comunicar lo que es importante para la empresa y explica cómo quiere que sean sus relaciones con los stakeholders. El Sistema de EyC se debe esforzar por encontrar variables que midan el compromiso de los empleados con el código.
- Controles internos: Son todas las medidas y estrategias para asegurarse de que los planes se lleven a cabo o sean modificados, si lo requieren . Se enfocan tanto al producto o el servicio prestado, como a las personas que lo realizan.
- Auditorías: Cuando se usan adecuadamente son una base de información muy importante para el Sistema de EyC en cuanto a los datos y estadísticas que se pueden emplear para la retroalimentación del mismo sistema.
- Canales de comunicación: Mecanismos que tienen todos los empleados y proveedores para denunciar actos de corrupción, pero también los elementos de consulta que se tengan en caso de no saber cómo actuar.
- Guías e indicaciones explícitas para los directores y gerentes: Donde la empresa expone cómo se deben entregar resultados sin violar los reglamentos que podrían exponerla a través de actos no éticos o ilegales.
- Política de compliance: Indica cómo se adoptan y aterrizan las medidas del Sistema de EyC en relación con la descripción de puestos, evaluaciones de desempeño e incentivos y desincentivos económicos.
- Políticas explicitas de non compliance: Mecanismos de detección y prevención de actos de conducta criminal, y las maneras en cómo la empresa comunica las reglas, consecuencias y castigos en caso de que se viole alguno de los reglamentos o el código de ética.
- Capacitación: Medidas para comunicar y asegurar que se conozcan y entiendan los reglamentos, leyes y Código de ética que se deben acatar para cumplir el trabajo.
- Continuo compromiso de alta dirección: El principal compromiso de la alta dirección es, en primera instancia, el ejemplo. Si éste no es el principal promotor del Sistema, el esfuerzo está condenado a ser ineficiente y poco productivo.
- Compromiso del Consejo de Administración: Ya sea por medio de un Comité o evaluando el sistema continuamente.
- Estructura: Para el éxito del Sistema hace falta centrar los esfuerzos en algún miembro de la alta dirección, por lo general se hace por medio del Chief Compliance Officer (CCO).
- Evaluación del sistema: Finalmente, es relevante tomar en cuenta que este tipo de sistemas no son estáticos, sino dinámicos y hay que evaluralos de manera constante para disminuir los errores y fortalecer lo que funciona.
Como se nota en alguno de sus componentes, el Sistema no significa “tener o adquirir” cosas nuevas, sino aprovechar lo que ya se tiene y usarlo de un modo diferente por la dirección. De tal manera, que lo que ya se hacía de forma aislada por diversos departamentos en la empresa tenga una nueva organización y se comience a usar de manera conjunta.
El Sistema de Ética y compliance no es costoso ni exclusivo para empresas de cierto tamaño, aplica para grandes o MiPYMES, por lo que se vuelve una herramienta atractiva para incrementar la productividad, afianzar la marca y mejorar la rentabilidad.
*profesor del Área de Filosofía y Empresa y Director Adjunto del Centro de Estudios para la Gobernabilidad Institucional en el IPADE. Sus áreas de especialización son: combate a la corrupción, responsabilidad social, ética empresarial y antropología filosófica.