Caso IPADE: “Docsolutions. Lanzamiento de la plataforma Docflow”
Autor: José Antonio Dávila Castilla
Área Académica: Política de Empresa
Puede que muchas empresas todavía piensen en sus documentos añejos como papeles inservibles o simplemente los vean como su “archivo muerto”. Muchas no saben qué hacer con toda esa información, sin embargo, descartan deshacerse de ella, por si en algún momento la tienen que reutilizar. A diferencia de la mayoría, la empresa Docsolutions siempre los consideró una gran oportunidad de negocio.
¿Cómo logró esta compañía “empaquetar” su oferta y llevar con éxito sus servicios de acceso eficiente a la información a diversas empresas?, ¿cómo logró revolucionar la industria de Gestión de Contenido Empresarial en México?
El profesor del Área Académica de Política de Empresa de IPADE Business School, José Antonio Dávila, lo explica en su caso: “Docsolutions. Lanzamiento de la plataforma Docflow”, donde detalla los retos de la compañía para posicionar un producto innovador, a través de la creación de Docflow.
Para comenzar a exponer este caso de estudio, el académico del IPADE explica que la Gestión de Contenido Empresarial se refiere a las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, administrar, resguardar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos organizacionales.
Docsolutions, refiere Dávila, utilizó desde sus inicios una plataforma de servicios integrales única en México, que contempla todo el ciclo de vida de los documentos empresariales, tanto en el plano físico, como en el digital, a pesar de que el modelo de negocio inicial de la compañía apuntaba a ser un servicio de outsourcing para el almacenamiento de archivo inactivo, o “archivo muerto”.
Debido a que la cultura de outsourcing no era muy fuerte en México en los albores de la compañía (2001), la industria del almacenamiento de documentos era inmadura y demandaba ciclos de ventas largos, y dado que la competencia de pequeñas empresas comenzaba a ejercer presión sobre los precios, Docsolutions tuvo que reevaluar y redefinir sus fortalezas, pues “la compañía no quería competir por precio como los pequeños jugadores, ni por volumen como los grandes”, relata el caso.
Por ello, el profesor del IPADE afirma que la empresa concentró entonces sus esfuerzos en tratar de captar volumen en la última etapa del ciclo de vida de los documentos, es decir, cuando ya sirvieron su fin y deben resguardarse cinco, 10 ó 12 años más en caso de necesitarse.
Pero la gran mayoría de las empresas competidoras se centraban precisamente en esta última etapa de los documentos y no contemplaban un enfoque de profundidad a lo largo del ciclo de vida completo.
De esta forma, Docsolutions encontró una veta inexplorada del negocio, pues descubrió que paradójicamente, en el extremo opuesto –las etapas de vida iniciales de los documentos—, el acceso a la información es de gran importancia, pues ésta se encuentra ligada a transacciones recientes que soportan y le dan confiabilidad a la toma de decisiones estratégicas y operativas en las organizaciones.
Por ello, arrancaron el diseño de un nuevo producto: Docflow, una plataforma creada bajo el esquema SaaS. Esto es, una plataforma a la que se accede a través de internet, para sólo pagar una renta y una cuota mensual por su uso en lugar de comprarla.
La creación de Docflow, apunta el caso de estudio, pretendía proveer con una “plataforma en línea, totalmente configurable, que ayudaría a las compañías a ganar control temprano de su información, administrar correctamente la misma desde que nace en sus instalaciones, y obtener visibilidad de sus documentos activos e inactivos, tanto físicos como digitales, a través de una herramienta intuitiva y muy sencilla de utilizar”.
Sencilla y amigable para el usuario, Docflow permite la creación de una estructura documental para la empresa; registrar expedientes y documentos, clasificarlos y ordenarlos, controlar su flujo, controrarlos, así como elaborar reportes de los mismos, señala Dávila.
El académico enfatiza además que Docsolutions ha evolucionado de un modelo de negocio muy sensible al precio, con pocas barreras de entrada y bajos márgenes, hacia uno de alto valor agregado, muy difícil de imitar y dentro de una industria tecnológica y de eficiencia de procesos en franco crecimiento. Su reto ahora, afirma, es comercializar Docflow para lograr masificar la captación y la cartera de clientes de la compañía.